La Universidad Miguel Hernández (UMH) de Elche ha dado un paso decisivo en su estrategia de transformación digital con el arranque de su programa de automatización de procesos y tareas administrativas, una iniciativa impulsada desde la Delegación del Rector para la Transformación Digital, liderada por el profesor Federico Botella.

El primer proyecto de este plan ha sido implementado en el Servicio de Modernización y Coordinación Administrativa, con una aplicación que permite comparar automáticamente convenios en sus versiones borrador y definitiva. Esta herramienta, denominada ComparadorConvenios, ha sido desarrollada como Trabajo Fin de Grado por la estudiante de Ingeniería Informática Paula Pérez Monge, quien además cursó la formación gratuita de la UMH “Fundamentos de IA usando Python – 2ª edición” en 2024.

Automatización, inteligencia artificial y código abierto

La aplicación, basada en código abierto y ejecutada en un cuaderno Jupyter Notebook a través del entorno web Google Colab, permite automatizar una tarea repetitiva clave: la comparación de convenios antes de su firma. Utilizando librerías de Python de procesamiento de lenguaje natural, lectura de PDFs y automatización, el sistema recorre una carpeta de Google Drive con subcarpetas numeradas, compara los PDFs de cada borrador con su versión definitiva y marca en amarillo los cambios detectados en un nuevo archivo generado.

Además, tras cada ejecución, la herramienta produce un informe detallado con el listado de convenios procesados, el número de diferencias encontradas y el tiempo invertido en el proceso.

Un ahorro de tiempo 20 veces superior

Gracias a esta aplicación, se ha logrado reducir de forma drástica el tiempo necesario para revisar convenios. Según los datos del Servicio, revisar manualmente un solo documento requería entre 3 y 5 minutos, mientras que la herramienta automatizada tarda solo 20 a 30 segundos por convenio.

En pruebas realizadas con 36 documentos, el proceso manual hubiese requerido unas tres horas, mientras que con ComparadorConvenios el tiempo total fue de apenas 8,5 minutos, lo que supone un ahorro aproximado de 20 veces en eficiencia.

Impulso a la transformación digital universitaria

El profesor Federico Botella ha subrayado que esta iniciativa es “el primer paso de un proyecto más amplio orientado a aplicar la automatización y la inteligencia artificial en tareas administrativas de bajo valor añadido pero alto consumo de tiempo”. El objetivo, añade, es liberar recursos humanos para que puedan centrarse en tareas estratégicas y de atención personalizada.

Desde la universidad se trabaja ya en la extensión de este enfoque a otras unidades y servicios, consolidando un modelo de gestión más ágil, eficiente y digitalmente avanzado, en línea con los retos actuales de las universidades públicas.